Ustawienia e-rekordów
Możliwe jest tworzenie rekordów elektronicznych, czyli "obrazów stanu" zdarzeń, jakie następują w bazie danych. Obraz stanu zachowuje cały rekord razem z informacjami dotyczącymi innych tabel bazy danych, aby zapewnić informacje historyczne dotyczące postępów pracy użytkownika. Na przykład obraz stanu nagłówka zlecenia pracy będzie zawierać wszystkie informacje z nagłówka oraz skojarzonych operacji. System umożliwia również drukowanie i eksportowanie obrazów stanu do formatów zewnętrznych, na przykład do formatu Adobe Acrobat Portable Document Format (.PDF).
Istnieje możliwość zdefiniowania encji, aby zarejestrować obraz stanu rekordu w przypadku zmiany statusu rekordu dołączonego do encji. Jeśli na przykład organizacja wymaga rekordów elektronicznych dla poszczególnych etapów zamówienia, możesz zdefiniować obraz stanu dla encji PORD. System wykonuje obraz stanu rekordu.
Dodatkowo, obok tworzenia rekordów elektronicznych informacji w bazie danych, można skonfigurować system w taki sposób, aby wymagał podpisu elektronicznego w celu autoryzacji zmian statusu konkretnych rekordów. Podpis elektroniczny jest dołączany do encji, a gdy użytkownik systemu zmieni status rekordu na podstawie konkretnego kryterium, wówczas system wyświetli dla użytkownika zachętę do podania identyfikatora, hasła i przyczyny podpisu (np. przegląd, zatwierdzenie, rola itp.).