Definiowanie dokumentów

Aby zdefiniować dokument, należy przypisać kod do dokumentu, określić informacje pozwalające na śledzenie wersji i określić lokalizację dokumentu.

Uwaga

Podczas konfigurowania plików dokumentów elektronicznych należy przed zdefiniowaniem dokumentów skontaktować się z administratorem systemu, aby dowiedzieć się, czy katalogi zostały skonfigurowane.

  1. Wybierz kolejno opcje Administracja > Ustawienia > Dokumenty.
  2. Kliknij przycisk Nowy rekord.
  3. Określ następujące informacje:
    Organizacja
    Jeśli używana jest ochrona dla wielu organizacji, określ organizację, do której należy dokument.
    Dokument
    Określ unikalny kod identyfikujący dokument, a następnie podaj opis dokumentu w sąsiednim polu.
    Numer wersji
    Określ numer wersji dokumentu — jeśli na przykład od czasu wprowadzenia dokument został zaktualizowany w systemie, wprowadź 1.
    Kod oryginału
    Określ kod oryginału dokumentu.
    Lokalizacja pliku
    Określ lokalizację pliku.
    Typ pliku
    Określ typ pliku — na przykład dokument programu Word (DOC), arkusz kalkulacyjny (XLS), itp.
    Typ dokumentu IDM
    Określ typ dokumentu, jeśli ten dokument jest przekazywany z systemu Infor Document Management.
    Data obowiązywania
    Określ dzień, w którym dokument stanie się dostępny w systemie dla użytkowników tej organizacji.
    Data wygaśnięcia
    Określ datę dnia, od kiedy dokument przestanie być dostępny dla tych użytkowników w tym systemie.
    Tytuł
    Określ tytuł dokumentu.
    Klasa
    Określ klasę dokumentu.
    Data wersji
    Określ datę najnowszej wersji dokumentu.
    Liczba stron
    Określ liczbę stron w dokumencie.
    Ścieżka dostępu do pliku
    Określ ścieżkę pliku dokumentu — np. adres URL (www.infor.net), nazwę pliku (infor.doc) itp.
  4. Opcjonalnie zaznacz pole wyboru Nieczynne, aby uniemożliwić wyświetlanie tego dokumentu w wyszukiwaniach w systemie.
  5. Kliknij przycisk Zapisz rekord.
    Uwaga

    Kliknij przycisk Przekaż dokument, aby przekazać istniejący rekord dokumentu na serwer. Rekord dokumentu przeznaczony do przekazania z formatki Dokumenty musi już istnieć i nie może zawierać niezapisanych zmian. Po przekazaniu dokumentu pole Typ pliku zostanie automatycznie wypełnione wartością Dokument przekazany, a do pola Ścieżka dostępu do pliku zostanie wprowadzona nazwa tego pliku.