Utrzymywanie rekordów i podpisów elektronicznych

Możliwe jest tworzenie rekordów elektronicznych, czyli "obrazów stanu" zdarzeń, jakie występują w bazie danych. Obraz stanu zachowuje cały rekord razem z informacjami dotyczącymi innych tabel bazy danych, aby zapewnić informacje historyczne dotyczące postępów pracy użytkownika. Na przykład obraz stanu nagłówka zlecenia pracy będzie zawierać wszystkie informacje z nagłówka oraz skojarzonych operacji. Możliwe jest również drukowanie i eksportowanie obrazów stanu do formatów zewnętrznych, na przykład do formatu Adobe Acrobat Portable Document Format (.PDF).

Dodatkowo, obok tworzenia rekordów elektronicznych informacji w bazie danych, można skonfigurować system w taki sposób, aby wymagał podpisu elektronicznego w celu autoryzacji zmian statusu konkretnych rekordów. Podpis elektroniczny jest dołączany do encji, a gdy użytkownik systemu zmieni status rekordu na podstawie konkretnego kryterium, wówczas system wyświetli dla użytkownika zachętę do podania identyfikatora, hasła i przyczyny podpisu (np. przegląd, zatwierdzenie, rola itp.).

Certyfikaty można także skojarzyć z podpisami elektronicznymi, aby ułatwić poprawną autoryzację zmian statusu, wymagając od autoryzowanych użytkowników wprowadzenia numeru certyfikatu i typu certyfikatu podczas wprowadzania podpisów — jest to zgodne z wymogami amerykańskiej Federalnej Administracji Lotnictwa (ang. Federal Aviation Administration, FAA) w odniesieniu do podpisów elektronicznych. Parametr instalacyjny FAAMOD określa, czy w przypadku podpisów elektronicznych wymagane jest wprowadzenie numeru certyfikatu oraz typu certyfikatu. Jeśli dla parametru instalacyjnego FAAMOD ustawiona jest wartość WŁ., system wyświetli pole Numer certyfikatu oraz pole Typ certyfikatu w oknie dialogowym podpisu elektronicznego, a w celu podpisania rekordu konieczne będzie wprowadzenie poprawnego numeru oraz typu certyfikatu.

Patrz „Podpisywanie rekordów”.