Kojarzenie dokumentów z rekordami

Istniejące dokumenty można kojarzyć z rekordami za pomocą karty Dokumenty w dowolnym rekordzie w systemie. Istnieje możliwość dołączenia dokumentów do zleceń pracy, obiektów, zgłoszeń klientów, komponentów, planów zadań, standardowych zleceń pracy, rekordów biura obsługi klienta i większości rekordów w systemie. Na przykład technik tworzący rekord obiektu może dołączać do rekordu obiektu schematy, rysunki lub dokumenty gwarancji.

Opcjonalnie podczas kojarzenia dokumentów ze zleceniami pracy lub rekordami zamówień określ, czy dokument został skopiowany lub wydrukowany ze zleceniami pracy. Dokumenty można również kojarzyć z operacjami planu zadania na karcie Operacje i Dokumenty na formatce Plany zadań.

Opcje kopiowania i drukowania wyświetlane w oknie podręcznym Dokumenty zmieniają się dynamicznie w zależności od rekordu skojarzonego z dokumentem. Dokumenty mogą być w dowolnym typie pliku. Aby możliwe było kojarzenie, dokumenty należy najpierw utworzyć na formatce Dokumenty.

Uwaga

Dla zleceń pracy można drukować wyłącznie załączniki będące plikami Acrobat Portable Document Format (.PDF).

  1. W dowolnej formatce kliknij kartę Dokumenty.
  2. Kliknij przycisk Dodaj dokument.
  3. Określ następujące informacje:
    Dokument
    Określ dokument do skojarzenia.

    Wybierz jedną lub kilka z poniższych opcji odpowiednio do potrzeb:

    • Drukuj ze zleceniem pracy/Drukuj z zamówieniem
      Wybierz, aby umożliwić drukowanie załączników podczas drukowania zlecenia pracy lub zamówienia. Po wybraniu tej opcji będą drukowane załączniki .PDF ze zlecenia pracy lub zamówienia.

      Opcja Drukuj ze zleceniem pracy jest wyświetlana wyłącznie dla załączników skojarzonych z urządzeniami, systemami, pozycjami, kategoriami, profilami, zleceniami pracy i harmonogramy konserwacji zapobiegawczej. Opcja Drukuj z zamówieniem jest wyświetlana wyłącznie dla dokumentów skojarzonych z komponentami i zamówieniami.

    • Kopiuj do zlecenia pracy/Kopiuj do zamówienia
      Wybierz tę opcję, aby umożliwić kopiowanie załączników skojarzonych z komponentem w wierszu zamówienia do zamówienia lub kopiowania załączników skojarzonych z obiektem w zleceniu pracy do zlecenia pracy. Po wybraniu tej opcji kopiowane będą załączniki .PDF ze zlecenia pracy komponentu, obiektu, zlecenia pracy KZ lub standardowego zlecenia pracy do zamówienia lub nowego zlecenie pracy.
      Opcja Kopiuj do zlecenia pracy jest wyświetlana wyłącznie dla załączników skojarzonych z encjami OBJ, STWO i PPM. Opcja Kopiuj do zamówienia jest wyświetlana wyłącznie dla załączników skojarzonych z encją PART.
      Uwaga

      Użytkownik może wybrać opcję kopiowania załączników do zamówienia lub zlecenia pracy tylko wtedy, jeśli sam pierwotnie utworzył zamówienie lub zlecenie pracy. Po zapisaniu zamówienia lub zlecenia pracy w bazie danych zmiana ustawień kopiowania załączników dla zlecenia pracy dla komponentu, obiektu, KZ lub standardowego zlecenia pracy nie będzie obejmować innych poziomów, a jedynie istniejące zamówienie lub zlecenia pracy. Zmiany ustawień kopiowania załączników wykonane po ich początkowym zapisaniu w bazie danych będą dotyczyć wyłącznie zamówień lub zleceń pracy dla komponentu, obiektu, KZ lub standardowego zlecenia pracy, o ile dla zmodyfikowanego komponentu, obiektu, KZ lub standardowego zlecenia pracy zostanie wygenerowane nowe zamówienie lub zlecenie pracy.

      Wybierz jedną z poniższych opcji:

      • Kopiuj łącze
        Wybierz tę opcję, aby skopiować łącze do dokumentu.
      • Kopiuj dokument
        Wybierz tę opcję, aby skopiować dokument i łącze do zlecenia pracy.
    • Drukuj z raportem
      Wybierz tę opcję, aby umożliwić drukowanie załączników podczas drukowania raportów. Po wybraniu tej opcji będą drukowane załączniki .PDF z raportu.

      Opcja Drukuj z raportem nie jest wyświetlana dla załączników skojarzonych z urządzeniami, systemami, pozycjami, zleceniami pracy, komponentami, zamówieniami czy zgłoszeniami klientów.

      Uwaga

      Chociaż pole wyboru Drukuj z raportem jest dostępne we wszystkich encjach, tylko wybrane raporty obsługują opcję Drukuj załączniki.

  4. Opcjonalnie, aby wyświetlić dokument przed zapisaniem rekordu, kliknij przycisk Przeglądaj dokument.
  5. Kliknij przycisk Zapisz.