Omówienie terminologii związanej z zarządzaniem flotą

Szczególny typ urządzeń używany w module zarządzania flotą

Przykład: Aby sklasyfikować półciężarówkę we flocie jako pojazd w systemie, wybierz Pojazd na formatce Urządzenia.

Pula pojazdów to grupa pojazdów wynajmowanych pracownikom na krótki czas (pojazdy pulowe/wypożyczone) lub przekazanych jako środek transportu na długi czas (pojazdy przydzielone).

Przykład: Moduł zarządzania flotą będzie zarządzał całą pulą pojazdów dla firmy, instytucji itd.

Służy do śledzenia wydawania i zwracania pojazdów z puli.

Przykład: Utwórz kartę pojazdu, aby śledzić konkretny pojazd. Karta będzie dokumentować wydania pojazdu pracownikom, zwroty pojazdu przez pracowników, a także inne informacje związane z pojazdem, takie jak przebieg, miejsce postoju i poziomy paliwa.

Status karty pojazdu zmienia się na różnych etapach cyklu istnienia karty. Kody statusów opisano na poniższej liście.

Wydano

Wskazuje, że pojazd jest obecnie wydany pracownikowi i nie jest już dostępnym urządzeniem w puli pojazdów.

Zwrócono

Wskazuje, że pojazd został zwrócony przez pracownika i z powrotem znajduje się w puli pojazdów.

Zakończone

Wskazuje, że karta jest zakończona i gotowa do wystawienia rachunku. Karta jest teraz dostępna i można ją wydać.

Na tabor pojazdów składają się trzy typy pojazdów. Typy pojazdów opisano na poniższej liście.

Pulowy

Pojazd, który jest tymczasowym środkiem transportu dla pracowników. Jeśli pracownik w danym dniu potrzebuje samochodu z taboru do wykonania konkretnego zadania, pojazd pulowy wydawany jest z puli pojazdów.

Wypożyczony

Pojazd, który jest tymczasowym środkiem transportu dla pracowników, zwłaszcza gdy ich pojazd przydzielony nie jest dostępny. Gdy służbowy pojazd pracownika wymaga naprawy, z puli pojazdów wydawany jest pojazd wypożyczony, którego pracownik używa do czasu zakończenia naprawy pojazdu przydzielonego.

Przypisanie

Pojazd przydzielony pracownikowi na dłuższy czas. Pojazdy przydzielone są często pojazdami służbowymi wydawanymi pracownikom na tygodnie, miesiące lub lata.

Wiąże z kartami pojazdów dodatkowe opłaty wynikające ze szczególnych okoliczności które dotyczą pojazdów. Kody wyjątków kojarzy się z kartami pojazdów na stronie Wyjątki formatki Karta pojazdu.

Przykład: Można na przykład skojarzyć z kartą kod wyjątku umożliwiający naliczanie klientom dodatkowej opłaty za niższe poziomy paliwa w zwracanych pojazdach.

Dodaje uznania i obciążenia do poprzednich rachunków. Korekty są odzwierciedlone na następnym rachunku floty. Aby poprawić kartę, na podstawie której wystawiono rachunek z niewłaściwym centrum kosztowym, wprowadź nowe Centrum kosztowe. Korekty można dodawać do pojazdów pulowych, wypożyczonych i przydzielonych.

Przykład: Jeśli klienta flotowego obciążono zbyt wysoką opłatą za przebieg w poprzednim okresie rozliczeniowym, można na następnym rachunku flotowym uwzględnić uznanie, które zwróci mu tę nadwyżkę.

Rachunki floty są generowane przez proces rozliczeniowy i odpowiadają poszczególnym okresom rozliczeniowym. Częstotliwość generowania rachunków wynika z okresu rozliczeniowego (harmonogramu rozliczeń). Klienci floty mogą także przeglądać rachunki floty.

Przykład: Można wyświetlić rachunek dla konkretnego klienta za konkretny okres rozliczeniowy.

Harmonogramy rozliczeń, które wpływają na proces rozliczeniowy. Na końcu harmonogramu rozliczeń generowane są rachunki dla klientów odzwierciedlające stan na końcu harmonogramu, tj. w dniu Data końcowa okresu.

Przykład: Klient może wybrać rozliczenie tygodniowe, miesięczne, kwartalne itd.

Określa zwykłe opłaty naliczane klientom z tytułu różnych kategorii rachunków za usługi floty. Razem kody rachunków i narzutów, gdy zostaną skojarzone z konkretnymi klientami flotowymi, określają łączne stawki za kategorie rachunków flotowych.

Przykład: Można utworzyć kod oznaczający opłaty za użycie, a następnie skojarzyć stawkę z tym kodem rachunku. Klienci flotowi zwykle obciążani będą tą kwotą opłat za użycie.

Służy do obciążania klienta opłatami dodatkowymi w stosunku do zwykłych opłat wynikających z kodów rachunków. Razem kody rachunków i narzutów, gdy zostaną skojarzone z konkretnymi klientami flotowymi, określają łączne stawki za kategorie rachunków flotowych.

Przykład: Można utworzyć kod narzutu na opłaty za użycie, a następnie skojarzyć stawkę z tym kodem narzutu. Gdy wymagane są opłaty dodatkowe, klienci flotowi obciążani będą tą właśnie kwotą opłat za użycie.

Grupa używanych i rozliczanych pojazdów flotowych.

Przykład: Można utworzyć klienta flotowego odzwierciedlającego konkretny wydział w firmie, np. Wydział Gospodarki Wodno-Ściekowej może być jednym klientem flotowym, a Wydział Terenów Zielonych drugim klientem flotowym w module zarządzania flotą.