Arquivamento de registros

Arquiva ordens de serviço, ordens de compra, transações de estoque, registros eletrônicos e registros de pista de auditoria.

Nota: Durante o processo de arquivamento, os itens arquivados são removidos da exibição normal. Os itens são adicionados a tabelas de arquivos separadas.

Os itens arquivados não estarão mais disponíveis para relatórios nem orçamentos.

  1. Selecione Administração > Configuração > Arquivar registros.
  2. Clique em Novo registro.
  3. Especifique as seguintes informações:
    Arquivar até
    Especifique a data até a qual deseja arquivar.
  4. Opcionalmente, marque a caixa de seleção Trabalho para arquivar ordens de serviço nas quais Status do sistema = C e Data de conclusão <= Arquivar até e, em seguida, especifique o Tipo de ordem de serviço para filtrar ainda mais os registros de trabalho disponíveis para arquivamento.

    Os seguintes são arquivados em conexão com ordens de serviço e atividades de ordem de serviço:

    Itens arquivados
    Qualificações
    Programações
    Encargos adicionais
    Listas de materiais com eventos
    Listas de pedidos da OS
    Horas registrad
    Cotações com serviços da OS
    Ordens de compra com materiais diretos para atividades de OSs
    Peças reparáveis
    Custos calculados da OS
    Custos
    Instrumentos (Calibração)
    Padrões (Calibração)
    Sistemas (EMRS)
    Pontos de teste (Calibração)
    Aspectos (Inspeção)
    Pontos (Inspeção)
    Referências lineares
    Detalhes da conta
    Faturas correspondentes a OCs
    Requisições com OS no cabeçalho
    Cotações que fazem referência à requisição
    Recebimento de materiais diretos para atividades de OSs
    Recebimentos na plataforma de materiais diretos para atividades de OSs
    Emissões/devoluções para atividades de OSs
    Avaliações de fornecedores para atividades de OSs
    Reclamações de garantia para atividades de OSs
    Reservas para atividades de OSs
    Ferramentas solicitadas para atividades de OSs
    Utilização de ferramentas em atividades de OSs
    Contratos de clientes para a OS
    Faturas de clientes com linhas para a OS
    Pagamentos fixos do contrato de clientes
    Despacho de atividades de OSs permanentes
    Nota: Somente os itens com Status Aprovado ou Concluído são arquivados.
  5. Marque a caixa de seleção Compras para arquivar transações de compra.
    As seguintes opções estão relacionadas ao arquivamento de faturas arquivadas:
    Itens arquivados
    Faturas com status Correspondente ou Cancelado
    Linhas
    Encargos extras e descontos
    Encargos extras (guia de custos)
    Alocação de faturas
    Detalhes da conta

    As seguintes opções estão relacionadas ao arquivamento de ordens de compra:

    Itens arquivados
    Cabeçalhos de OC: cláusulas de ordens, linhas, encargos extras, revisões
    Ordens em aberto
    Horas registradas
    Recebimentos na plataforma
    Guias de remessa
    Faturas
    Controle de ordens
    Avaliação de fornecedores

    As seguintes opções estão relacionadas ao arquivamento de requisições arquivadas:

    Itens arquivados
    Cabeçalhos de requisições com status Aprovado ou Cancelado
    Linhas
    OSs
    Peças reparáveis de OS referentes à requisição/linha de requisição
    Reclamações de garantia referentes à requisição/linha de requisição
    Transações

    As seguintes opções estão relacionadas ao arquivamento de cotações arquivadas:

    Item arquivado
    Cabeçalhos e linhas de cotações
  6. Marque as caixas de seleção Transações de estoque para arquivar transações de estoque com Status Aprovado ou Cancelado.

    As seguintes opções estão relacionadas ao arquivamento de transações de estoque:

    Itens arquivados
    Emissões/devoluções
    Correção de preço
    Alteração manual do tipo de preço
    Devolução para reparo
    Contagem de estoque com status Aprovado ou Cancelado
  7. Marque a caixa de seleção Pista de auditoria para arquivar a pista de auditoria, um histórico de registros alterados.
  8. Marque a caixa de seleção Registros eletrônicos para arquivar registros eletrônicos.

    As seguintes tabelas compartilhadas estão relacionadas ao arquivamento de ordens de serviço arquivadas, transações de ordem de serviço, transações de compra e transações de estoque arquivadas.

    Itens arquivados
    Descrições
    Registros de pista de auditoria
    Assinaturas eletrônicas
    Endereços de eventos
    Documentos
    Comentários
    Campos personalizados
    Peças associadas
    Autorizações
    Detalhes da conta
    Nota: Selecione um valor de 0 a 23 para que o parâmetro de instalação ARCHTIME programe um horário para a execução do processo de arquivamento entre 0:00 e 23:00; por exemplo, para 0:00, selecione 0 e, para 23:00, selecione 23.

    Defina ARCHTIME como nulo (null) para que o processo de arquivamento seja executado imediatamente ao clicar em Iniciar.

  9. Clique em Iniciar para iniciar o processo de arquivamento.
  10. O registro de arquivamento é salvo.
    Nota: Clique em Status para exibir o número de registros arquivados.

    Clique em Parar para interromper o processo de arquivamento. Essa ação interromperá o processo, mas não o cancelará. O registro de arquivamento atual será final antes de parar. As transações já arquivadas não serão canceladas.

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