Определение документов
Для того чтобы определять документы, нужно назначать документам код, указывать информацию для отслеживания редакции и расположение документов.
Примечание.
При настройке электронных файлов документов обратитесь к системному администратору, прежде чем определять документы, чтобы узнать, были ли настроены каталоги.
- Нажмите «Администрирование» > «Настройка» > «Документы».
- Нажмите кнопку «Новая запись».
-
Укажите описанную далее информацию.
- Организация
- Укажите организацию, к которой относится документ, если используется безопасность для нескольких организаций.
- Документ
- Укажите уникальный код, идентифицирующий документ, и его описание в соседнем поле.
- Номер редакции
- Укажите номер редакции документа. Например, если документ был обновлен после того, как он был введен в систему, укажите 1.
- Первоначальный код
- Укажите первоначальный код документа.
- Расположение файла
- Укажите расположение файла.
- Тип файла
- Укажите тип файла. Например, документ Word (DOC), электронная таблица (XLS), и т. д.
- Тип документа IDM
- Укажите тип документа, если вы отправляете его из системы Infor Document Management.
- Дата вступления в силу
- Укажите дату, когда документ следует сделать доступным в системе пользователям этой организации.
- Дата окончания срока действия
- Укажите дату, когда документ должен стать недоступен пользователям в системе.
- Заголовок
- Укажите название документа.
- Класс
- Укажите класс документа.
- Дата редакции
- Укажите дату последней редакции документа.
- Страницы
- Укажите количество страниц в документе.
- Путь к файлу
- Укажите путь к файлу документа. Например, URL-адрес (www.infor.net), имя файла (infor.doc) и т. д.
- Можно установить флажок «Недействительно», чтобы этот документ не отображался в полях с подстановкой в системе.
-
Нажмите «Сохранить запись».
Примечание.
Нажмите «Отправить документ», чтобы отправить существующую запись документа на сервер. Для отправки в форму «Документы» запись документа уже должна существовать и не иметь несохраненных изменений. После отправки документа в поле «Тип файла» автоматически указывается значение Отправленный документ, а в поле «Путь к файлу» — имя файла.