Definiera dokument
Definiera dokument genom att tilldela dokumenten en kod, ange information om revideringsspårning och identifiera placeringen av dokumentet.
Obs!
När du konfigurerar elektroniska dokument bör du fråga systemadministratören först så att du kan avgöra om sökvägar redan har konfigurerats.
- Välj Administration > Inställningar > Dokument.
- Klicka på Ny post.
-
Ange följande information:
- Organisation
- Ange organisationen som dokumentet tillhör om du använder multisäkerhet.
- Dokument
- Ange en unik kod som identifierar dokumentet och en beskrivning av dokumentet i det angränsande fältet.
- Revisionsnummer
- Ange ett revisionsnummer för dokumentet, t.ex. 1 om du har uppdaterat dokumentet sedan det registrerades i systemet.
- Ursprunglig kod
- Ange dokumentets ursprungliga kod.
- Filplacering
- Ange placering av filen.
- Filtyp
- Ange filtyp t.ex. Word-dokument (doc), kalkylblad (xls), osv.
- IDM-dokumenttyp
- Ange dokumenttyp om du laddar upp den från Infor Document Management-systemet.
- Gällande från-datum
- Ange vilket datum dokumentet ska bli tillgängligt för användare i denna organisation.
- Sista giltighetsdatum
- Ange datum för dokumentet då dokumentet inte längre finns tillgängligt för de användarna i systemet.
- Rubrik
- Ange titeln för dokumentet.
- Klass
- Ange klass för dokumentet.
- Revisionsdatum
- Ange datum för den senaste dokumentrevisionen.
- Sidor
- Ange antal sidor i dokumentet.
- Sökväg
- Ange sökvägen till dokumentet i form av webbadress (www.infor.net), filnamn (infor.doc) osv.
- Du kan markera kryssrutan Används ej för att förhindra att dokumentet visas i sökningar i hela systemet.
-
Klicka på Spara post.
Obs!
Ladda upp ett befintligt dokument till servern genom att klicka på Ladda upp dokument. En dokumentpost måste finnas och kan inte ha ändringar som inte sparats om det ska kunna laddas upp från formuläret Dokument. När du har laddat upp ett dokument fylls Filtyp i automatiskt med Uppladdat dokument och Sökväg med filnamnet.