Skapa serviceförfrågningar

Skapa serviceförfrågningar när hyresgäster ringer in för att begära underhåll. Använd sökraden till att snabbt hitta information associerad till uppringaren. Om ingen post finns för uppringaren kan du skapa en ny. Om en post finns för uppringaren kan du redigera informationen i den och sedan ange detaljer om serviceförfrågan.

Så här skapar du en serviceförfrågan:

  1. Välj Arbete > Serviceförfrågningar.
  2. Klicka på Ny post.
    Rapporterat datum/klockslag fylls i automatiskt med dagens datum och klockslag.
  3. Ange följande information:
    Organisation
    Ange vilken organisation serviceförfrågan tillhör om du använder multisäkerhet.
    Sök uppringare efter
    Välj önskade sökkriterier.

    Ange ett värde för som innehåller och klicka på Sök. En uppringarpost som matchar sökkriterierna söks och ett av följande resultat returneras:

    • Hittade en matchande uppringarpost
      Rekvirentens namn, Rekvirents telefonnummer, Rekvirents mejl, Kund, Kundtyp, Fastighet, Byggnad och Våning/enhet fylls i automatiskt.
    • En exakt match med sökkriterierna hittas inte men flera uppringarposter som börjar med samma kriterier hittas
      Popupfönstret Uppringare visas. Om du ser den uppringarpost du behöver i listan kan du välja den du vill skapa en serviceförfrågan för och klicka på OK. Rekvirentens namn, Rekvirents telefonnummer, Rekvirents mejl, Kund, Kundtyp, Fastighet, Byggnad och Våning/enhet fylls i om informationen finns tillgänglig.
    • Hittade inga uppringarposter som matchar sökkriterierna
      Skapa en ny uppringarpost.
    Serviceförfrågan
    Ange en beskrivning av serviceförfrågan i det angränsande fältet.
    Servicekod
    Ange kod för den efterfrågade servicen. System, Prioritet, Std responstid, Faktisk svarstid, Faktisk öppen tid, Planerad kostnad och valuta anges, om den finns tillgänglig.
    System
    Ange kod som identifierar det system som måste repareras.
    Prioritet
    Välj prioritet för serviceförfrågan.
    Klass
    Ange klassen för serviceförfrågan.
    Status
    Välj status för serviceförfrågan.
    Serviceförfrågans typ
    Välj typ av serviceförfrågan.
    Rekvirentens namn
    Ange namnet på den person som begär servicen.
    Rekvirents telefonnummer
    Ange telefonnumret för personen som begär servicen.
    Rekvirents mejl
    Ange mejladress för den person som begär servicen.
    Referensnummer
    Ange referensnumret för servicen.
    Kontaktpersonens namn
    Ange kontaktnamnet för den person på platsen som behöver service.
    Kontaktpersonens telefonnummer
    Ange kontaktpersonens telefonnummer.
    Kontaktpersonens mejl
    Ange kontaktpersonens mejladress.
    Tilldelade till
    Ange vem som är ansvarig för att slutföra arbetet.
    Kund
    Ange rekvirentens kundnamn exempelvis namnet på företaget som rekvirenten arbetar hos.
    Fastighet
    Ange namnet på fastigheten som behöver service.
    Byggnad
    Ange namn på byggnaden som behöver service.
    Våning/enhet
    Ange namnet på våningen/enheten som behöver service.
    Område
    Ange namnet på området som behöver service.
  4. Ange eventuella ytterligare kommentarer om serviceförfrågan.
  5. Klicka på Spara post.
    Registrerad av fylls i automatiskt med Användarnamn för den som skapade serviceförfrågan och Skapat den fylls i med datumet och klockslaget då förfrågan skapades.
    Obs!

    Systemet kontrollerar om den serviceförfrågan som skapas är ett duplikat eller en upprepad serviceförfrågan. Om den är det visas ett meddelande med en lista över möjliga matchningar. Du tillfrågas om du vill markera den nya serviceförfrågan som ett duplikat eller en upprepning. Om du väljer duplikat eller upprepning markeras förfrågan som en Duplicerat överordnat objekt eller Upprepat överordnat objekt.

    Om du vill se en lista med alla förfrågningar för uppringaren högerklickar du i formuläret Serviceförfrågningar och väljer Visa förfrågningar för uppringare.

    Om du vill se en lista med alla förfrågningar för kunden högerklickar du i formuläret Serviceförfrågningar och väljer Visa förfrågningar för kund.

    Skapa en arbetsorder för serviceförfrågan genom att högerklicka i formuläret Serviceförfrågningar och sedan välja Skapa AO. När du väljer att skapa en arbetsorder genereras en där du kan tilldela en eller flera aktiviteter. Den nya arbetsordern får samma nummer som serviceförfrågan, men med prefixet SR.