Skapa fordonskvittenser

Skapa fordonskvittenser som spårar uttag och returer av fordonsparker från motorpoolen. Motorpoolen är en gruppering av fordon som antingen hyrs ut till medarbetare korta stunder (pool/utlånade bilar) eller som långtidslösningar (uppdragsfordon).

Obs!

Du måste ha särskild behörighet för fordonskvittenser för att kunna registrera, uppdatera och radera poster med fordonskvittenser.

Så här skapar du fordonskvittenser:

Välj Arbete > Fordonspark > Fordonskvittenser.
Klicka på Ny post.
Registreringsdatum och Registrerad av fylls i automatiskt.
Ange följande information:
Kvittenstyp
Välj ett av följande alternativ:
- Pool
  
  Markera detta om du vill ange att fordonet är ett poolfordon.
- Utlån
  
  Markera detta om du vill ange att fordonet utlånas.
- Uppdrag
  
  Markera detta om du vill ange att fordonet används till uppdrag.
Kvittensstatus
Välj ett av följande alternativ:
- Uttagna
  
  Markera detta om du vill ange att fordonet kommer tas ut.
- Returnerat
  
  Markera detta om du vill ange att fordonet har returnerats.
- Slutförd
  
  Markera detta om du vill ange att kvittensen är slutförd och ska faktureras.
Fordon

Ange det fordon som ska associeras med fordonskvittensen. Fordonsorg, Verkstad, Fordonsstatus, Bränslenivå vid uttag, Parkeringsställe vid uttag och Mätarställning vid uttag fylls i automatiskt.

Mottaget fordon

Ange det mottagna fordonet som ska associeras med fordonskvittensen. Beskrivning av mottaget fordon, Org för mottaget fordon och Status för mottaget fordon fylls i automatiskt.
Obs!
Du kan endast ange Mottaget fordon för lånekvittenser.

Uttaget mot

Ange vem som fordonet ska tas ut mot. Kostnadskod, Fordonsparkskund, Fordonsparkskund org, Licensnr och Telefonnr fylls i automatiskt.

Kostnadskod

Ange kostnadskod som fordonskvittensen ska associeras med.

Körkortsnummer

Ange medarbetarens körkortsnummer.

Annan

Ange besökande medarbetare som fordonet ska tas ut mot.
Obs!
Du måste ange en medarbetare i Uttaget mot och/eller Annan.

Telefonnr

Ange medarbetarens telefonnummer.

Fordonsparkskund

Ange den fordonsparkskund som fordonskvittensen ska associeras med. Fordonsparkskund org fylls i automatiskt.

Kvittensklass

Ange kvittensens klass.

Bränslenivå vid uttag

Ange mängden bränsle i fordonet vid tiden för uttaget. Mängden hämtas automatiskt från den senaste kvittensen, om sådan finns.

Parkeringsställe vid uttag

Ange var fordonet är parkerat vid tiden för uttaget. Placeringen hämtas automatiskt från den senaste kvittensen, om sådan finns.

Körsträcka vid uttag

Ange fordonets mätarställning vid tiden för uttaget. Mätarställningen hämtas automatiskt från den senaste kvittensen eller mätaravläsningen, vilken som är störst.

Datum/klockslag för uttag

Ange datum och klockslag för fordonets uttag.
Obs!
Datum/klockslag för uttag får inte vara senare än systemets datum/klockslag eller Datum/klockslag för återlämning.

Uppsk datum/klockslag för återlämning

Ange uppskattat datum och klockslag då fordonet återlämnas.

Använd följande fält när du vill återlämna uttagna fordon:

Bränslenivå vid återlämning

Ange mängden bränsle i fordonet vid tiden för återlämning.

Parkeringsställe vid återlämning

Ange var fordonet har parkerats vid tiden för återlämning.

Körsträcka vid återlämning

Ange fordonets mätarställning vid tiden för återlämning.

Datum/klockslag för återlämning

Ange datum och klockslag då fordonet återlämnas. Använda timmar och Körsträcka fylls i automatiskt.

Timmar

Ange antal timmar som ska faktureras för fordonet.

Körsträcka

Ange antal mil som ska faktureras för fordonet.
Klicka på Spara post. Kvittens, Datum/klockslag för uttag och Uttaget av fylls i automatiskt. Dessutom fylls Debiteringskod och Påslagskod associerade med Fordon, Klass, Kategori, Typ och Fordonsparkskund i automatiskt.

Obs!
Om undantag har associerats med fordonskvittensen väljs Undantag.
När du sparar en fordonskvittens med status Återlämnad fylls fälten Återlämnad till, Timkostnad, Kostnad för körsträcka, Undantagskostnad, Totalkostnad och deras valutor, samt Periodens slutdatum i automatiskt.

När du sparar en fordonskvittens med status Slutförd fylls Datum/klockslag för slutförande i automatiskt.

Klicka på Uppdragsdebitering om du vill se debiteringsinformation för perioder där uppdragskvittensen har debiterats.