创建车辆票据

创建将跟踪车辆池的车队车辆的发放和退回的车辆票据。车辆集中是一组车辆，这些车辆既可以在短期内出租给员工（集中/租赁车辆），也可以作为一种长期的交通工具提供给员工（指派车辆）。

注意

必须拥有特定的车辆票据权限，才能插入、更新和删除车辆票据记录。

要创建车辆票据：

  1. 选择“工作”>“车队”>“车队车辆票据”。
  2. 单击“新建记录”。
    系统将自动填充“创建日期”和“创建人”。
  3. 指定以下信息：
    票据类型
    选择以下选项之一：
    • 池
      选择此选项，以表明该车辆是池车辆。
    • 租赁
      选择此选项，以表明该车辆是租赁车辆。
    • 指派
      选择此选项，以表明该车辆是指派车辆。
    票据状态
    选择以下选项之一：
    • 已发放
      选择此选项，以表明该车辆已发放。
    • 退回
      选择此选项，以表明该车辆已退回。
    • 已完成
      选择此选项，以表明票据已完成，从而随时可以对其开票。
    车辆
    指定要与车辆票据相关联的车辆。系统将自动填充车辆描述、“车辆组织”、“维修部”、“车辆状态”、“发放时的燃料量”、“发放时的停车位置”和“发放时的里程”。
    接收车辆
    指定要与车辆票据相关联的接收车辆。系统将自动填充接收车辆描述、“接收车辆组织”和“接收车辆状态”。
    注意

    只能为借出票据指定“接收车辆”。

    发放到
    指定要向其发放车辆的员工。系统将自动填充“成本代码”、“车队客户”、“车队客户组织”、“驾照号”和“电话号码”。
    成本代码
    指定要与车辆票据相关联的成本代码。
    驾照号
    指定员工的驾照号码。
    其他
    指定要向其发放车辆的来访员工。
    注意

    必须在“发放到”和/或“其他”中输入员工。

    电话号码
    输入员工的电话号码。
    车队客户
    指定要与车辆票据相关联的车队客户。系统将自动填充“车队客户组织”。
    票据分类
    指定票据的分类。
    发放时的燃料量
    指定发放车辆时车辆中的燃料量。系统将从上一个票据（如果可用）中检索燃料量。
    发放时的停车位置
    指定发放车辆时车辆的位置。系统将从上一个票据（如果可用）中检索位置。
    发放时的里程
    指定发放车辆时车辆的里程。系统将从上一个票据或仪表读数（两者中较大者）中检索里程。
    发放日期/时间
    指定发放车辆时的日期和时间。
    注意

    “发放日期/时间”不能晚于系统日期/时间或“退回日期/时间”。

    预计退回日期/时间
    指定期望车辆退回时的预计日期和时间。

    使用以下字段退回以前发放的车辆：

    退回时的燃料量
    指定退回车辆时车辆中的燃料量。
    退回时的停车位置
    指定退回车辆时车辆的位置。
    退回时的里程
    指定退回车辆时车辆的里程。
    退回日期/时间
    指定退回车辆时的日期和时间。系统将自动填充“使用的工时”和“使用的里程”。
    工时
    指定要对车辆开票的工时数。
    里程
    指定要对车辆开票的英里数。
  4. 单击“保存记录”。系统将自动填充“票据”、“发放日期/时间”和“发放人”。系统还会自动填充与“车辆”、“分类”、“种类”、“类型”和“车队客户”相关联的“记账代码”和“加价代码”。
    注意

    如果例外项已经与车辆票据关联，则选择“例外”项。

    保存状态为“已退回”的车辆票据时，系统会自动填充“退回给”、“工时成本”和货币、“里程成本”和货币、“例外项成本”和货币、“总成本”和货币，以及“周期结束日期”。

    保存状态为“已完成”的车辆票据时，系统将自动填充“完成日期/时间”。

    单击“指派记账”，用于查看每个已开具指派票据的周期的记账明细。