將文件與記錄關聯

使用系統中任何記錄的「文件」索引標籤將現有文件與記錄關聯。將文件附加到工單、設備、客戶請求、零件、任務計劃、標準工單、呼叫中心記錄和系統中的大多數記錄。例如，建立設備記錄的技術人員可以將圖表、圖紙或保固文件附加到設備記錄。

(選用) 在將文件與工單或採購訂單記錄關聯時，指定文件是與工單一起複製還是列印。您還可以將文件與「任務計劃」表單的「作業」和「文件」索引標籤上的任務計劃作業關聯。

「文件」快顯視窗中顯示的複製和列印選項會根據記錄連結的不同文件而動態地變化。文件可以是任意檔案類型。必須使用「文件」表單建立關聯的文件。

注意

只能列印工單的 Adobe Acrobat 可攜式文件格式 (.PDF) 檔案的文件附件。

  1. 在任一表單中按一下「文件」索引標籤。
  2. 按一下「新增文件」。
  3. 指定以下資訊：
    文件
    指定要關聯的文件。

    根據需要選取以下一個或多個選項：

    • 與工單一起列印/與採購訂單一起列印
      選取此選項，以在列印工單或採購訂單時同時列印文件附件。如果選取此選項，則系統將列印採購訂單或工單的 .PDF 附件。

      只有與資產、系統、功能位置、分類、基本檔案、工單和預防性維護計劃相關聯的文件附件才顯示「與工單一起列印」。只有與零件和採購訂單相關聯的文件才顯示「列印包括採購訂單」。

    • 複製到工單/複製到採購訂單
      選取此選項，以將與採購訂單行中的零件關聯的任何文件附件複製到該採購訂單，或者將與某個工單中的某台設備關聯的所有文件附件複製到該工單。如果選取此選項，系統會將零件、設備、預防性維護或標準工單中的文件附件複製到採購訂單或新工單。
      只有與 OBJ、STWO 或 PPM 實體相關聯的文件附件才顯示「複製到工單」。只有與 PART 實體相關聯的文件附件才顯示「複製到採購訂單」。
      注意

      只有在最初建立採購訂單或工單時，才能選取將文件附件複製到採購訂單或工單。將採購訂單或工單儲存到資料庫之後，對零件、設備、預防性維護或標準工單的文件附件修改複製設定，將不會向下滾動或影響任何現有的採購訂單或工單。對文件附件的複製設定所進行的變更在最初儲存到資料庫之後，只會在為已修改的零件、設備、預防性維護或標準工單產生新採購訂單或工單時，影響零件、設備、預防性維護或標準工單的所有採購訂單或工單。

      選擇以下選項之一：

      • 複製連結
        選取此選項，以將連結複製到文件。
      • 複製文件
        選取此選項，以複製該文件，並將複本連結到工單。
    • 與報表一起列印
      選取此選項，以在列印報表時列印文件附件。如果選取此選項，則將列印報表的 .PDF 附件。

      只有與資產、系統、功能位置、工單、零件、採購訂單或客戶請求相關聯的文件附件才顯示「與報表一起列印」。

      注意

      儘管「與報表一起列印」核取方塊在所有實體上均可用，但僅某些報表支援「列印附件」選項。

  4. (選用) 若要在儲存記錄前檢視文件，請按一下「檢視文件」。
  5. 按一下「儲存」。