瞭解自動產生採購訂單
被設定為具有適當授權之採購人的使用者，可以從「產生採購訂單」表單中的已有請求單內使用「未完成」、「等待列印」、或「已核准」狀態 (或對應的使用者代碼)，自動產生採購訂單。
若要授與使用者從已有請求單中產生和/或核准採購訂單的權限，必須在「狀態授權」表單中建立適當的狀態變更授權，以產生 PORD 實體。您還可以為「未完成」、「等待列印」、或「已核准」狀態建立對應的使用者代碼，以指派給產生的採購訂單。
您還必須在「使用者」表單的「採購訂單」和/或「採購訂單核准」中被授與了採購訂單行層級或表頭層級的足夠金額核准限制，才能產生和/或核准採購訂單。
LIMITLEV 安裝參數確定核准限制是設定在表頭層級還是設定在行層級。系統管理員可以在「安裝代碼」表單上的表頭層級或行層級，為「採購訂單」和「採購訂單核准」設定 LIMITLEV。
如果嘗試建立的採購訂單超過了採購訂單行層級或表頭層級的金額核准限制，系統將不會產生該採購訂單。
注意：不論「採購訂單限制」的 LIMITLEV 設定為表頭層級還是行層級，自動採購訂單產生方案既適用於採購訂單表頭，也適用於採購訂單行。
而且，如果 ASSETASS 安裝參數設定為 P，且任何已核准的請求單行內含有「按資產」跟蹤的、尚未與物件建立關聯的零件，則必須為每個「按資產」跟蹤的零件建立一項資產。
產生自動採購訂單時，系統可能產生多個採購訂單。基於您在「產生採購訂單」表單中輸入的搜尋條件，系統可能返回具有多個倉庫和/或供應商組合的請求單行。選取「建立採購訂單」時，系統將為每個單獨的倉庫/供應商組合產生一個不同的採購訂單。下表說明了此概念。
| 「請求單號」 | 「行」 | 「倉庫」 | 「供應商」 | 「待建立的採購訂單」 |
|---|---|---|---|---|
| 10000 | 1 | 倉庫 1 | 供應商 1 | 10000 |
| 10000 | 2 | 倉庫 1 | 供應商 1 | 10000 |
| 10001 | 1 | 倉庫 2 | 供應商 1 | 10001 |
| 10002 | 1 | 倉庫 1 | 供應商 2 | 10002 |
| 10002 | 2 | 倉庫 2 | 供應商 2 | 10003 |
如果請求單行包含要在外部維修的可維修備件，並且沒有透過自動指派處理或「維修明細」快顯視窗為零件指派維修明細，系統將按如下方式處理外部維修行：
- 如果採購訂單選項中的「採購訂單狀態」為「未完成」，則將外部維修零件加入新的或已有的採購訂單中。
- 如果採購訂單的狀態為「等待列印」，則系統將外部維修零件加入新採購訂單中。
- 如果採購訂單的狀態為「已核准」，系統不會將外部維修零件加入新的或已有訂單中，因為在沒有維修明細的情況下，採購訂單不能為「已核准」狀態。
如果外部維修零件行指派了維修明細，當產生採購訂單時，系統會將外部維修行新增到新的或現有採購訂單中。當採購訂單狀態為「已核准」，則在該零件的庫存記錄中，零件的「請求量」將從「核心零件數量」移動至「供應商維修量」，且在該零件的貨位庫存記錄中，其請求量也將從「核心零件數量」中移除。