建立車輛票據

建立將跟蹤車輛調度場的車隊車輛的發放和返還的車輛票據。車輛調度場是一組車輛，這些車輛既可以在短期內租賃給員工 (調度場/租賃車輛)，也可以作為一種長期的交通工具提供給員工 (指派車輛)。

注意

您必須擁有特定的車輛票據授權，才能插入、更新和刪除車輛票據記錄。

若要建立車輛票據：

  1. 選取「工作」>「車隊」>「車隊車輛票據」。
  2. 按一下「新建記錄」。
    系統將自動填充「建立日期」和「建立者」。
  3. 指定以下資訊：
    票據類型
    選擇以下選項之一：
    • 調度場
      選取此選項，以表明該車輛是調度場車輛。
    • 租賃
      選取此選項，以表明該車輛是租賃車輛。
    • 指派
      選取此選項，以表明該車輛是指派車輛。
    票據狀態
    選擇以下選項之一：
    • 已發放
      選取此選項，以表明該車輛將發放。
    • 已退回
      選取此選項，以表明該車輛已退回。
    • 已完成
      選取此選項，以表明票據已完成，從而隨時可以對其開票。
    車輛
    指定要與車輛票據關聯的車輛。系統將自動填充車輛描述、「車輛組織」、「維修部」、「車輛狀態」、「發放時的燃料量」、「發放時的停車位置」和「發放時的里程」。
    接收車輛
    指定要與車輛票據關聯的接收車輛。系統將自動填充接收車輛描述、「接收車輛組織」和「接收車輛狀態」。
    注意

    只能為借出票據指定「接收車輛」。

    發放給
    指定要向其發放車輛的員工。系統將自動填充「成本代碼」、「車隊客戶」、「車隊客戶組織」、「駕照號」和「電話號碼」。
    成本代碼
    指定要與車輛票據關聯的成本代碼。
    駕照號
    指定員工的駕照號碼。
    其他
    指定要向其發放車輛的來訪員工。
    注意

    必須在「發放給」和/或「其他」中輸入員工。

    電話號碼
    輸入員工的電話號碼。
    車隊客戶
    指定要與車輛票據關聯的車隊客戶。系統將自動填充「車隊客戶組織」。
    票據分類
    指定票據的分類。
    發放時的燃料量
    指定發放車輛時車輛中的燃料量。系統將從上一個票據 (如可用) 中擷取燃料量。
    發放時的停車位置
    指定發放車輛時車輛的位置。系統將從上一個票據 (如可用) 中擷取位置。
    發放時的里程
    指定發放車輛時車輛的里程。系統將從上一個票據或儀表讀數 (兩者中較大者) 中擷取里程。
    發放日期/時間
    指定發放車輛時的日期和時間。
    注意

    「發放日期/時間」不能晚於系統日期/時間或「退回日期/時間」。

    預計退回日期/時間
    指定預期車輛退回的預計日期和時間。

    使用以下欄位退回先前發放的車輛：

    退回時的燃料量
    指定退回車輛時車輛中的燃料量。
    退回時的停車位置
    指定退回車輛時車輛的位置。
    退回時的里程
    指定退回車輛時車輛的里程。
    退回日期/時間
    指定退回車輛時的日期和時間。系統將自動填充「使用的工時」和「使用的里程」。
    工時
    指定要對車輛開票的工時數。
    里程
    指定要對車輛開票的英哩數。
  4. 按一下「儲存記錄」。系統將自動填充「票據」、「發放日期/時間」和「發放人」。系統還會自動填充與「車輛」、「分類」、「類別」、「類型」和「車隊客戶」相關聯的「開票代碼」和「加價代碼」。
    注意

    如果例外項已與車輛票據相關聯，請選取「例外項」。

    儲存狀態為「已退回」的車輛票據時，系統會自動填充「退回給」、「工時成本」和貨幣、「里程成本」和貨幣、「例外項成本」和貨幣、「總成本」和貨幣，以及「週期結束日期」。

    儲存狀態為「已完成」的車輛票據時，系統將自動填充「完成日期/時間」。

    按一下「指派開票」，以檢視每個已開具指派票據的週期的開票明細。